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チャットワーク 構築例

 
 
弊社ではこのように構築しました。
■〇〇建築(グループチャット)
このルームでは日々の社員間連絡をする場として使っていきます。既読機能がないので、「はい、わかりました」を書き込む代わりにリアクション機能で了解の意思を伝えることをルールにすると良いです。特に急ぎの用事でなければリアクションすら要らないかと。
■【お知らせ】
このルームでは連絡事項を投稿していきます。社員は観覧のみに設定して管理者だけが投稿します。
■【完了工事報告】
このルームでは、現場担当者に終わった工事のデータを入力してもらいます。今までは紙で保存していたので、過去のデータを参照する時はダンボールをひっくり返して探すしか有りませんでしたが、チャットワークであれば検索で引っ掛けることが可能になります。
ルーム概要欄に管理者がテンプレートとなる書式を用意しておきます。これを工事担当者が予めマイチャットにコピー&ペースト投稿しておき、空き時間に編集にて入力していきます。そして工事が終わったら掛かった人工などを最後に入力して、完了報告ルームにコピー&ペースト投稿します。
一気に書くのであればマイチャットを経由せずに完了工事報告のルームにコピー&ペーストしてそのまま書き込んでも良いです。写真やPDF資料があれば合わせてアップロードしてもらいます。
このルームでは会話は禁止、ひたすら完了フォーマットと資料ファイルのみを投稿する事で、データとして活かすことが出来ます。
コピー&ペーストでの投稿は時間がかかり生産的ではないのでチャットワークさんには早くフォーマット機能を実装してもらいたいです。
■【予定】
 
このルームでは直近の予定を管理者がタスクで投稿します。担当者は全て管理者にして、社員には直近の予定だけ知っておいてもらうようにします。担当者が決まっている場合はテキストにて知らせます。タスク機能としては使っていませんので普通にテキスト投稿でも良いかも知れません。
本来はカレンダー的な機能を望んでいます。
■【日報】
 
こんな感じで使っていますが紙で日報書くのと違い、いつでもどこでも書けるので良いようですし、管理者も工事のデータをしっかり残せるので後で助かります。日付は投稿日で判断するので、その日のうちに書いてもらうのが条件です。万が一忘れてしまった場合はテキストにて日付を書きます。
使い方を工夫すれば簡単な勤怠機能としても使えそうですね。
日報は人が書き込みするたび通知されると煩いので設定にて個別に通知→通知しない→グループチャットミュートをオンにしましょう。あとはピン留め機能を使い、日報が上に来るのを防ぎましょう(日報以外全部ピン留め)
他の人が見れても書き込めないようにメンバー設定もしっかりしましょう。
これで構築事例は終了です。
参考になれば幸いです。
次の記事は最後のまとめになります。

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